仪器设备类档案（以下简称设备档案）是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。为了加强我校设备档案工作，更好地发挥仪器设备档案在我校教学、科研、后勤等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》和原国家教委《高校档案工作规范》，结合本校实际情况，制定本办法，望全校遵照执行。

一、设备档案工作原则

1. 凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的具有保存、利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属设备档案。

2. 设备档案的管理，实行由学校档案馆统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案的完整、准确、系统和安全。

3. 贵重设备数量大的单位（如二十万元以上设备超过十五台），可设设备档案分室，按校档案馆、实设处、设备档案分室三级管理。设设备档案分室的单位，应有符合档案管理要求的库房和设备，并配备一名专（兼）职档案员负责设备档案分室的工作。专（兼）职档案员应相对稳定，如有变更要及时向校档案馆备案。

4. 设备档案工作要纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证材料的完整性、准确性、系统性，是学校设备管理部门的职责之一。

5. 设备档案工作必须严格实行部门立卷归档制度。实设处、总务后勤部的专（兼）职档案员应将收集、积累的设备档案按组卷要求立卷归档，并接受校档案馆的业务指导和归档验收。

6. 各单位在布置、检查、总结工作时，要同时布置、检查、总结设备档案管理工作。要把设备档案工作纳人专（兼）职档案员的岗位责任制，设备档案工作质量的好坏应与专（兼）职档案员的调级、晋升直接挂钧。

7. 设备档案工作要努力向科学管理方向发展，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校的科技进步和经济建设服务。

8. 把设备档案工作列人本校发展计划，配备必要的库房、设备及人员，每年从设备（含科研设备）经费总额中拨给0．3％的数额，作为设备档案经费。

二、设备档案归档范围

1. 根据上级有关国有资产管理的规定，负责制定并组织实施本校的国有资产管理具体办法；

2. 负责本校的资产清查、登记、统计报告及日常监督检查工作；

3. 负责办理资产的调拨、转让、报损、报废等报、批手续；

4. 负责对本校拟开办的经营项目论证，履行资产投人的申报手续，并经营的资产实施投资者的监督管理；

5. 负责建立各部门资产占用数据资料，为我校全额成本核算工程提供基础数据；

6. 负责资产的合理配置，以全额成本核算为基础合理调配资源占用；

7. 向主管校长和上级部门负责，并报告工作。

第三条 各职能管理部门的主要职责：

1. 归档原则

1. 归档的文件材料，对学校和社会当前利益与长远发展必须具有参考价值。

2. 归档的文件材料，必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到使用、维护、改造的全过程，保证完整、准确、系统。

3. 归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物一致并有成套性。

4. 凡作为学校固定资产的价值二十万元以上的设备，其档案均须归档。价值在十万元以上，二十万元以下的设备，由设备管理部门向校档案馆报送设备档案目录。

2. 归档的主要内容和重点

1. 归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见附表一。

2. 归档重点是仪器设备项目的申购报告、论证报告，上级或领导的批复、批示，订购合同，设备进口免税证明，开箱记录和装箱单，安装调试记录和双方签字移交文件，验收报告，索赔往来函件，设备说明书及全套随机文件材料，设备履历书等。

3. 不归档的文件

1. 价值在十万元以下的设备，其档案由设备使用部门保存和管理；

2. 上级普发（非专指高校）、不办的文件；

3. 未定稿的管理性文件材料；

4. 未生效的合同、协议书；

5. 重分文件、校内单位发来的文件；

6. 仪器设备广告、宣传材料。

三、设备文件材料的立卷归档

1. 设备文件材料的形成与积累

1. 实验室设备处和总务后勤部是学校设备文件材料的形成积累和汇总部门，必须有专（兼）职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责文件的收集、积累、管理工作。

2. 从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归口实设处和总务后勤部负责收集、积累，整理，过程结束后按规定移交校档案馆。

3. 设备保管使用部门要负责随机文件材料及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交实设处或总务后勤部。

4. 重大设备的开箱验收，核档案馆委托实设处和总务后勤部派专（兼）职档案员参加设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。

5. 建立设备档案分室的单位其档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作，并于每年的一季度按要求向校档案馆移交案卷目录。

6. 校档案馆随时了解、督促、检查。指导专（兼）职档案员做好设备文件材料的积累工作。

7. 设备文件材料，必须用钢笔书写，禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整、图样清晰。

2. 整理组卷

1. 设备验收完成和进口设备索赔期满后，实设处和总务后勤部的专（兼）职档案员应及时将形成的设备文件材料整理组卷。

2. 根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

3. 将最能反应设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

4. 设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放人特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。

5. 卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。

6. 拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。

7. 设备文件材料采用卷金和卷皮的保管形式，图件按卷盘规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷金保管有困难的，可按其自然状态保管。

8. 全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，对不装订卷在每件文件上加盖有单位名称、档号、件号的激记章并依次编写件号。

9. 认真填写卷内目录和备考表。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。

10. 按原国家教季《高校档案工作规范》拟定案卷封面各栏目。案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题，控制在100个字符以内。

11. 确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。

12. 设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级

3. 归档验收

1. 实设处、总务后勤部的专（兼）职档案员，填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送单位负责人审查，再向校档案馆归档，归档时双方签字，各持一份备查。

2. 设备档案归档时间为设备验收完毕（进口设备为索赔期满）的次年一季度。

四、设备档案的管理

1. 分类编号

我校设备档案根据《高等学校档案实体分类法》档号的分类原则，确定档号一年度号十分类号十案卷号。 我校设备档案的分类号由一、二、三级类目代号组成。

1. 一级类目代号“SB”代表设备档案；

2. 二级类目代号除“11”代表综合管理外，从勺2”起依次代表设备种类。

3. 三级类目代号从“11”至“99”代表设备项目，但“10”、“20”……等带“0”的数字不用。

· 档号模式如下：

19 X X、S B X X X X－l。n 案卷号按最下位类目流水编号。年度号采用仪器设备验收的年度。

2. 编目

1. 在案卷背脊上填写档号，也可另外贴上注有档号的标签，标签下沿距底边40毫米。

2. 编写设备档案案卷目录。按档号先后顺序，以案卷为对象填写。

3. 按GB3792．5—85《档案著录规则》编制设备档案案卷级、文件级著录卡作为检索。将著录数据输人计算机，并逐步与学校信息系统联网。

3. 排架和保管

1. 案卷按档号顺序排架，库房柜架应编顺序号。

2. 档案库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施。库房标准温度为14～24℃，标准相对湿度为45～60％。

4. 鉴定和销毁

已建档的设备经学校批准调出学校或报废的同时，由校档案馆与设备管理部门、设备保管使用单位共同组织档案鉴定，确定随机移出或销毁。

5. 统计

1. 设备档案每年都应进行统计，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁各种情况的数据，按上级档案部门和学校主管领导的要求及时呈送各种报表。

2. 根据统计数据的分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。

五、设备档案的开发利用

1. 借阅

1. 档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供利用，当好领导和有关部门的助手和参谋。

2. 凡利用馆（室）藏档案，均应按规定办理利用手续，对校外单位和有关人员还应按照国家规定收费。

3. 利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留馆（室）存查。

4. 对借出设备档案，档案部门要定期催还（期限一般为一个月），发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定处理。

2. 咨询服务、指导交流

1. 指导利用者使用档案检索工具，解答利用者提出的问题。

2. 提高档案人员的业务素质，发挥熟悉和掌握学校设备分布情况和技术状态的优势，为科技人员牵线搭桥，充分发挥学校设备潜力，提高设备利用率，提高经济效益。

3. 结合学校管理现代化的进程，逐步应用计算机进行设备档案的检索，提高开发利用设备档案的能力。

六、设备档案工作岗位责任制

1. 主管设备档案工作的校领导职责

1. 重视和关心各级设备管理使用部门有关设备档案工作规章制度的建立，并要求认真执行。把设备档案工作列人学校设备工作计划，在经费、用房、设备、人员配套及专（兼）职档案人员各种工作条件方面提供支持。

2. 定期检查和研究解决设备档案工作中存在的实际问题。

2. 实设处、总务后勤部领导职责

1. 制定和健全有关的管理制度，确保设备档案工作全面纳人设备计划、采购、管理工作之中，并监督各部门执行。

2. 指导专（兼）职档案人员的工作，关心其工作条件的改善、干部素质的提高、检查其工作质量的好坏

3. 指导设备档案的鉴定工作。

3. 校档案馆职责

1. 根据国家有关档案工作的方针、政策和法规，制定本校设备档案工作各项管理制度。

2. 指导、监督、检查、协助设备计划管理人员和使用部门做好设备文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查验收档案是否完整、准确和系统。

3. 负责设备档案的接收、整理、保管、组织鉴定，统计和利用等业务工作。

4. 积极组织开发利用设备档案资源，充分发挥其作用。

5. 遵守国家有关法规，保证设备档案的机密和档案的安全，维护本校和科技人员的合法权益。

4. 设备使用单位领导职责

1. 建立健全本单位设备文件材料的保管制度，确保设备文件材料的完整、准确、系统，检查督促使用设备人员坚持设备使用、维修、检修作工作记录，并使之制度化。

2. 指导本单位设备文件材料的形成积累工作，检查专（兼）职档案人员的组卷归档工作。

3. 参加设备档案的鉴定工作。

4. 帮助和支持档案部门做好设备档案工作。

5. 专（兼）职人员的职责

1. 督促科技人员形成和积累设备文件材料，并定期收集。

2. 按设备计划，采购供应工作的程序，形成、积累设备管理技术文件材料。设备验收或索赔结束后整理移交给设备管理部门。

3. 认真做好设备随机文件材料的清点、组卷工作并及时向档案部门归档。

4. 对设备使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件，按规定整理后移交档案管理部门。

深圳北理莫斯科大学

二零一七年七月三十一日