第一章 总则
一、为加强深圳市龙岗区北莫中俄文化研究中心（以下简称“本单位”）档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
二、本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。
三、本制度所称档案，是指本单位在开展业务活动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
四、管理原则
（一）集中统一管理原则。本单位档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。
（二）真实完整原则。档案应如实反映本单位的各项业务活动和历史面貌，确保档案内容的真实性和完整性。
（三）便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。
（四）安全保密原则。加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。
第二章 档案管理部门及职责
一、档案管理部门设置
设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责本单位档案的日常管理工作。
二、档案管理部门职责
（一）贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理制度。
（二）负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。
（三）对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，采取必要的防护措施确保档案安全。
（四）开展档案的鉴定工作，对已超过保管期限的档案提出鉴定意见，经批准后进行销毁。
（五）建立档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。
（六）负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。
（七）组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。
（八）对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训，提高全员档案意识和业务能力。
第三章 档案的收集与整理
一、档案收集范围
（一）行政管理类档案。包括本单位设立、变更、注销等相关文件；各类会议文件、纪要；工作计划、总结；规章制度；人事档案（包括员工入职、离职、晋升、奖惩等材料）；财务档案（包括会计凭证、账簿、报表等）；固定资产档案（包括购置、处置等相关文件）等。
（二）业务活动类档案。包括项目申报材料、项目合同、项目执行报告、项目验收材料；业务往来信函、协议；调查研究报告；培训资料；宣传资料等。
（三）党群工作类档案。包括党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件材料。
二、档案收集要求
（一）各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。
（二）档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，按照档案管理部门的要求进行分类、编号，定期移交档案管理部门。
（三）对于重要的、具有长期保存价值的档案，档案形成部门应在移交前进行备份，防止档案原件丢失或损坏。
四、档案整理原则
（一）遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。
（二）区分不同价值，便于保管和利用。
（三）分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。
五、档案整理方法
（一）分类。根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、业务活动类、党群工作类等大类，每大类下再根据具体情况分为若干小类。
（二）编号。对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度类别顺序号的方式，如“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政管理类，“001”表示该类档案中的顺序号。
（三）编目。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查阅和检索。
（四）装订。对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。
第四章 档案的保管
一、档案保管场所
（一）档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。
（二）档案保管场所应保持清洁、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。
二、档案保管方式
（一）纸质档案应分类存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。
（二）电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。
（三）对于重要的声像档案，应进行数字化处理，并存储在电子存储设备上，同时保留原始载体。
三、档案保管期限
档案保管期限分为永久、长期和短期三种。
永久保管的档案，凡是反映机构主要职能活动和历史面貌的，对机构、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管；
（一）长期保管的档案，保管期限为16年至50年的档案；
（二）短期保管的档案，保管期限为15年以下的档案。
（三）档案保管期限的划定应根据国家有关规定和本单位的实际情况，由档案管理部门会同相关业务部门进行鉴定确定。
四、档案定期检查
（一）档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。检查周期为每年一次。
（二）对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。如档案有损坏、褪色等情况，应及时进行修复；如发现档案数量不符，应查明原因并进行处理。
第五章 档案的鉴定与销毁
一、档案鉴定
（一）档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。
（二）档案鉴定工作应成立鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。
（三)鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。
二、档案销毁
（一）经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报本单位负责人批准后进行销毁。
（二）档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。
（三）档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。
第六章 档案的利用
一、利用范围
（一）本单位内部员工因工作需要查阅、借阅档案。
（二）外部单位因工作需要查阅、借阅档案，须经机构负责人批准，并办理相关手续。
二、利用方式
（一）查阅。员工可直接到档案管理室查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。查阅档案应在档案管理室内进行，不得擅自将档案带出室外。
（二）借阅。因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。
三、利用要求
（一）查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、批注等。
（二）查阅、借阅档案人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。如需引用档案内容，应经档案管理部门审核同意。
（三）查阅、借阅档案人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、完整性等，如发现问题，应及时查明原因并进行处理。
第七章 档案的信息化管理
一、信息化建设目标
（一）建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。
（二）提高档案管理工作的效率和服务水平，为本单位的决策和业务活动提供有力的支持。
二、信息化建设内容
（一）档案数字化。将纸质档案进行扫描，转化为电子文件，建立电子档案数据库。档案数字化应保证扫描图像清晰、完整，数据准确无误。
（二）档案管理信息系统建设。购置或开发适合机构档案管理需求的信息系统，实现档案的分类管理、编目、检索、借阅、统计等功能。档案管理信息系统应具备权限管理、数据备份、安全防护等功能。
（三)数据安全管理。加强档案管理信息系统的数据安全管理，采取数据加密、访问控制、定期备份等措施，确保数据的安全可靠。
三、信息化管理要求
（一）档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。
（二）应定期对档案管理信息系统的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。
（三）档案管理信息系统应设置不同的用户权限，根据用户的工作职责和需求，授予相应的操作权限，防止数据泄露和非法操作。
第八章 附则
一、 本制度未尽事宜，按国家有关法律法规执行。
二、本制度由深圳市龙岗区北莫中俄文化研究中心负责解释和修订。
三、本制度经审核通过之日起施行。
