第五条   会议召集与通知

一、例会。固定时间召开，办公室提前 3 个工作日发布会议通知（含时间、地点、议题、参会人员、材料）。

二、专题会 / 临时会。发起部门提前 1-2 个工作日提交《会议议题申请表》，理事长 / 副理事长审批后，办公室 1 个工作日内下发通知；紧急事项可口头 / 电话通知，会后补全书面手续。

三、通知内容。明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程、需准备材料及发言要求，重要材料提前同步至参会人员。

第三章 议题管理

第六条    议题申报，申报主体。行政班子成员、各部门均可提交议题，需填写《会议议题申请表》，说明议题名称、背景、必要性、解决方案、所需资源、预期效果及附件材料。

第七条   申报时限。理事长办公会议题提前 5 个工作日申报；专题会提前 3 个工作日；紧急议题即时申报。

第八条   议题筛选。办公室汇总议题，由理事长/ 副理事长审核筛选，剔除不属于行政办公会议议事范围、准备不充分或可部门自行解决的议题，确定会议议程。

第四章 会议纪律

第九条   参会纪律

一、准时参会，提前 5 分钟到场签到，无故迟到 / 早退超过 15 分钟记为缺勤；累计 3 次缺勤纳入绩效考核。

二、严格请假，无法参会须提前 2 个工作日向会议主持人书面请假，经批准后方可，不得无故缺席、代会；紧急情况临时请假须会前电话报备。

三、参会要求，手机静音 / 关机，不随意走动、交头接耳、玩手机；发言简明扼要、紧扣议题，不跑题、不冗长；禁止泄露会议涉密内容。

四、委托参会，部门负责人无法参会，须书面委托部门副职或骨干代为参会，明确授权范围，会后及时传达会议精神。

第五章 议事规则与表决

第十条   议事流程

一、主持人开场。说明会议目的、议程、时间要求，明确议事规则。

二、议题汇报。议题申报人 / 部门负责人汇报背景、现状、方案及建议，限时发言（一般 5-10 分钟）。

三、讨论审议。参会人员充分讨论、发表意见，列席人员可补充建议，主持人引导聚焦、把控方向。

四、集中决策。主持人归纳意见，形成初步结论；需表决事项按规则执行。

五、明确分工。确定决议内容、责任部门、责任人、完成时限、验收标准。

六、会议小结。主持人总结要点、重申要求、强调执行。

第十一条   表决规则

一、适用事项。涉及人事任免、制度修订、预算调整、项目立项、合同签署、奖惩决定等需集体决策的行政事项。

二、表决方式。举手表决 / 无记名投票，一人一票，不得委托投票。

三、决议生效。普通事项经参会人员过半数通过；重要事项（如大额开支、重要人事、重大项目）经参会人员三分之二以上通过方为有效。

四、回避规则。议题涉及参会人员本人或利害关系的，须主动回避，不参与讨论与表决。

第六章 决议执行与督办

第十二条   决议下达

会议形成的决议、决定、工作部署，由办公室整理成《会议纪要》，明确事项内容、责任部门、责任人、完成时限、优先级，经主持人签发后，1 个工作日内下发至各参会部门及相关人员，同步公示（涉密内容除外）。

第十三条   执行落实

各部门须严格执行会议决议，责任人负第一责任，按时限推进工作，定期反馈进展；执行中遇困难、无法按期完成的，须提前 2 个工作日向办公室及主持人报告，说明原因并申请调整方案。

第十四条   督办跟踪

一、督办主体。办公室为督办责任部门，指定专人负责跟踪会议决议执行情况，建立《会议决议督办台账》，实时更新进度。

二、督办方式。定期（每周例会）通报决议执行进度；逾期未完成的，下发《督办提醒函》，约谈责任人；连续 2 次逾期未完成的，纳入绩效考核并追责。

三、闭环管理。决议完成后，责任部门提交《完成情况报告》，办公室验收销号，形成闭环管理。

第七章 会议记录与归档

第十五条   会议记录

一、记录人员。办公室指定专人负责，确保记录真实、完整、准确、清晰。

二、记录内容。会议时间、地点、主持人、参会 / 请假 / 列席人员、议程、议题汇报要点、讨论意见、表决情况、决议内容、分工安排、完成时限等。

三、记录要求。客观详实、突出重点，不遗漏关键意见与决议；重要发言可摘要记录，涉密内容严格保密。

第十六条   纪要签发与归档

一、纪要撰写，会议结束后 1 个工作日内完成《会议纪要》初稿，经办公室审核、主持人签发后正式生效。

二、归档范围，会议通知、议程、议题材料、签到表、会议记录、纪要、表决票、督办台账、完成报告等全套材料。

三、归档保管，办公室按年度、会议类型分类归档，电子档与纸质档双备份，永久保存；查阅归档材料须履行审批手续，涉密材料严格管控。

第八章 纪律监督与责任追究

第十七条   监督主体

办公室负责监督本制度执行，定期检查会议组织、参会纪律、决议执行、归档管理等情况；监事会（监事）对会议议事合规性、决策公正性、执行有效性进行监督，有权提出质询与整改建议。

第十八条   违规情形与追责

一、无故缺席、迟到早退、代会，约谈提醒、通报批评，纳入绩效考核；累计 3 次及以上，取消评优资格、扣减绩效。

二、会议中玩手机、交头接耳、随意离场、泄露涉密内容，当场提醒，屡教不改者通报批评、追责。

三、议题准备不充分、敷衍汇报、延误会议进程，通报批评，限期整改，纳入部门考核。

四、拒不执行会议决议、拖延推诿、执行不力、弄虚作假，约谈问责、通报批评、扣减绩效；造成损失或不良影响的，依规追究责任，直至解除劳动合同。

五、违反民主集中制、擅自决策、越权议事，撤销违规决定，通报批评，追究相关人员责任。

第九章 附则

第十九条   制度修订

本制度根据国家法律法规、政策调整及中心发展实际，由办公室适时修订，经行政办公会议审议通过、理事长签发后生效；重大修订须提交理事会备案。

第二十条   生效日期 本制度自发布之日起施行，由深圳市龙岗区北莫中俄文化研究中心负责解释。

第二十一条   公示与备案

本制度在中心官网、公示栏公开，接受内部员工与社会公众监督；同时报业务主管单位、登记管理机关备案（如需）。

（单位盖章）：____________________

法定代表人（签字）：________________

日期：______年____月____日

表单 1：会议议题申请表

会议议题申请表

申报部门：____________　

申报人：____________　

申报日期：____________

会议类型：□行政例会 □专题会议 □临时紧急会议 □全员行政会议

1、议题名称：

2、议题背景及事由：

3、拟定解决方案：

4、所需资源、经费说明：

5、预期成效：

6、附件材料：□有 □无，

7、附件名称：________________

8、部门负责人签字：____________

9、领导审批意见（理事长 / 分管负责人）：____________

表单 2：会议通知

会议通知

致相关部门、参会人员：

定于______年____月____日 ____时____分，在____________召开□例会□专题会□临时会□全员会。

一、参会人员：

二、会议议题：

三、会前需准备材料：

四、相关要求：

1. 准时参会，提前签到；

2. 手机静音，遵守会场纪律。

3. 发文部门：

4. 办公室发文日期：______年____月____日

表单 3：会议签到表

会议签到表

会议名称：________________　

会议日期：____________

会议决议督办台账